INFORMACINIŲ TECHNOLOGIJŲ IR DOKUMENTŲ VALDYMO SKYRIAUS SPECIALISTO PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

Pareigybės paskirtis – užtikrinti tinkamą Valstybinio studijų fondo archyvo dokumentų kaupimą, bylų formavimą, tvarkymą bei perdavimą archyvui. 

SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:

1. turėti ne žemesnį kaip vidurinį išsilavinimą;
2. būti susipažinęs su Lietuvos Respublikos archyvų įstatymu ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais dokumentų valdymą, kaupimą, saugojimą, tvarkymą ir naudojimą;
3. išmanyti dokumentų tvarkymo ir apskaitos reikalavimus, dokumentų saugojimo terminus, dokumentų vertės ekspertizės atlikimo tvarką, dokumentų priėmimo į archyvą, jų saugojimo ir naudojimosi jais norminius teisės aktus, dokumentų archyve saugojimo terminus, jų perdavimo valstybiniam saugojimui, nurašymo ir sunaikinimo tvarką, dokumentų įforminimo laikinam ir nuolatiniam saugojimui tvarką ir apskaitos reikalavimais, archyvo fondo dokumentų naudojimo tvarką;
4. turėti bazinę kompiuterinio raštingumo kvalifikaciją;
5. mokėti savarankiškai planuoti, organizuoti savo veiklą ir taisyklinga lietuvių kalba reikšti mintis žodžiu ir raštu.

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:

1. teikia metodinę paramą sudarant Valstybinio studijų fondo struktūrinių padalinių bylų nomenklatūras, formuojat bylas;
2. kasmet priima į archyvą iš Valstybinio studijų fondo struktūrinių padalinių raštvedyboje susidariusių dokumentų bylas ir patikrina, ar jos tinkamai suformuotos, atrenka laikino, ilgo ir nuolatinio saugojimo dokumentų bylas, o taip pat nesaugotinų dokumentų bylas, kurios turi būti naikinamos;
3. priima į archyvą nuolatinio ir ilgo saugojimo dokumentų bylas, tinkamai suformuoja, apiformina ir sudaro suvestinius metų apyrašus;
4. pagal nustatytus reikalavimus sudaro ir papildo saugomų dokumentų bylų apskaitos ir paieškos informacinius dokumentus (apyrašus, apžvalgas ir pan.);
5. tvarko Valstybinio studijų fondo nuolatinio ir ilgo saugojimo dokumentų apskaitą;
6. informuoja Valstybinio studijų fondo darbuotojus apie archyvo fondų sudėtį ir turinį,  išduoda dokumentus laikinai naudoti;
7. tvarko specialios apskaitos dokumentų ir kitų blankų apskaitą;
8. Valstybinio studijų fondo darbuotojo, atsakingo už įstaigos gaunamos ir siunčiamos korespondencijos registravimą, kasmetinių atostogų, laikinojo nedarbingumo, komandiruočių metu registruoja Valstybinio studijų fondo korespondenciją elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje, priskiria ir paskirsto šiuos dokumentus atsakingiems Valstybinio studijų fondo darbuotojams, išsiunčia įstaigos darbuotojų perduodamus dokumentus jų gavėjams;
9. vykdo kitus tiesioginio vadovo pavedimus.